O čemu promisliti i što uzeti u obzir kada krenete razmišljati o uvođenju HR-a u tvrtku? Kada je vrijeme za dovesti prvog HR-ovca i sa kakvim kompetencijama? Kad ćete ih trebati još?

Vjerujem da ste kao i velika većina vlasnika malih tvrtki zašli u HR onoliko koliko je potrebno da ispoštujete zakone prilikom zapošljavanja (i otkazivanja ugovora o radu), da odradite razgovor sa kandidatom i sretni ste ako pored ostalog posla uspijete pronaći 45 minuta vremena tjedno da bar nekoliko zaposlenika pitate “Kako si?”. Navedeno, bez pretjerivanja, nije niti desetina cjelokupne HR djelatnosti. Jedva uspijevate popratiti zapošljavanje, a za vaše zaposlenike ne vrijedi stara narodna “Što se ne zna, nikoga ne boli” jer njihove potrebe postoje znali/mogli vi odgovoriti na njih ili ne.

Da li je HR potreban? Kad, i zašto uvesti HR? Moglo bi se raspravljat danima. Danas ću podijelit nekoliko natuknice iz iskustva za koje se nadam da će vam pomoći.

CEO + nekoliko zaposlenika se bave HR dijelom posla

Koliko zapravo tvrtku košta kad na zapošljavanje “troši” dva developera, project managera i CEO-a? Zbrojite radne sate/plaću za utrošeno vrijeme. I još na to dodajte da spomenuti zaposlenici u to vrijeme nisu radili svoj posao. Direktno nadređeni budućem zaposleniku će svakako sudjelovati u selekcijskom procesu na način da razgovara s njim i pogleda case study. Ali nikako da prolazi kroz sve pristigle životopise i molbe, zove kandidate, dogovara sastanke i sl. Svi spomenuti zaposlenici također nisu obučeni ni za kakvo testiranje kandidata osim procjene case study-a odnosno testa znanja o poslu. Selekcijski postupak je manjkav za testove sposobnosti i osobina ličnosti. 

Ako vam je cilj podizanje nivoa cijele tvrtke, “sito treba biti sitnije”.

Nedavno sam pročitala post jedne manje tvrtke na LinkedIN-u kako tim uživa sebi birati novog kolegu. Cijeli tim, znači njih pet plus Lead, sudjeluje u svemu od početka do kraja i to je presimpatično.

Nije!

Tim ima dovoljno svog posla. Ako njih šest ima vremena za to, onda imate još jedan zadatak za HR.

Ciljevi tvrtke

Planovi za značajnijom rastom tvrtke su u pravilu okidač za zapošljavanje HR-a. U tom trenutku vjerojatno o HR-u razmišljate kao o osobi koja će brže i bolje zapošljavati ljude, napunit tvrtku sa potrebnim brojem, a vi ćete novozaposlenima pokrit sve poslove/projekte. I hoće, HR između ostalog tome služi. Međutim, sigurna sam da su vam zadovoljni i motivirani zaposlenici jedan od prioriteta. Ako i ne planirate rast tvrtke, važno je da oni napreduju i budu zadovoljni. Nije tajna da zadovoljni zaposlenici preuzimaju više odgovornosti na poslu, motiviraniji su i produktivniji.

Rezultati istraživanja variraju ovisno o industriji, ali svi idu u istom smjeru i pokazuju da zadovoljni zaposlenici donose između 20% i 60% veću dobit tvrtki. Ovdje dolazimo do drugih procesa HR-a koji nisu općepoznato zapošljavanje. Da samo zagrebem, nabrojat ću mjerenje angažiranosti, implementacija sustava motiviranja i nagrađivanja zaposlenika te praćenje njihovog razvoja. Ako imate problema sa pronalaskom kvalitetnih (ili ikakvih) zaposlenika, HR će vam trebati i za postavljanje employer branding strategije. Dobar employer branding smanjuje cost per hire za otprilike 50%, a otprilike 75% potencijalnih kandidata će prije prijave na natječaj prvo pogledati reputaciju vaše tvrtke i to je trenutak kad potencijalno gubite seniore ako vam employer branding nije na nivou na kojem bi trebao biti. 

U HR-u se događa mnogo toga i svi procesi su navezani jedan na drugog. Zato bi svakako bilo korisno da vam prva osoba u HR-u bude ona koja zna postaviti i provoditi ostale procese, a ne samo zapošljavanje. Koja ima širu sliku i shvaća međupovezanost svih aktivnosti HR-a. Za višu razinu poslovanja je potrebno napraviti puni krug. Za primjer mogu još navesti potrebu uređivanja onboardinga. Ako vas čeka eksponencijalni rast, vodite računa o tome da ćete “ugušiti” cijelu tvrtku ako vam na 20 postojećih zaposlenika uđe 15 novih u kratkom vremenskom periodu. Sve novozaposlene netko treba uvesti u posao.

Iz ove perspektive je jasno da vam HR treba ući prije velikog vala zapošljavanja da uredi što je potrebno kako bi rast za sve prošao što bezbolnije.

Broj zaposlenika i broj procesa HR-a

Na broj zaposlenika kao varijablu koja utječe na HR možemo gledati kroz dva pitanja. Prvo, na koliko zaposlenika ulazi prva HR osoba? I drugo, koliko HR osoba treba biti na koliko zaposlenika?

Nema čarobne brojke, žao mi je. 😊 Ovisi o mnogo čemu, a prije svega o poslovnim ciljevima tvrtke. U svakom slučaju, što prije to bolje. Osim operativnog posla, HR se treba i interno kao odjel poredati. Osim broja zaposlenika, na brojčano stanje HR-ovaca utječe i broj implementiranih HR procesa. Raditi zapošljavanje i uvođenje u posao sa 40 ljudi nije isto što i uz to pratiti profesionalni razvoj 80 ljudi, vodit employer branding, provodit edukacije menadžmenta i tako dalje. Jednom kad je HR proces implementiran, potrebno ga je kontinuirano provodit inače gubi smisao.

Često se susrećem sa stavom da je HR trošak. Mislim da je samo stvar neupućenosti u sve što HR može donijeti tvrtki. Od uštede do veće dobiti. Zaposlenici su ipak najvažniji. Oni su tvrtka. Svaka tvrtka može kupiti bolji laptop, jači stroj, skuplji alat… ali zaposlenici koji ih koriste čine razliku vaše tvrtke od susjedne koja se bavi istom djelatnošću. HR-u su upravo zaposlenici primarna svrha postojanja stoga uvođenje HR-a ne može biti loša ideja.

Možda se dvoumite oko uvođenja HR-a jer iz poslovnog života znate primjer kad uvođenje HR-a nije donijelo ništa ili je donijelo malo toga. I to je moguć scenarij ako ne znate tko vam i zašto treba.

Kada HR zaista jest trošak?

Iako nema čarobne brojke za uvođenje HR-a, složit ćemo se da je na npr. 10 zaposlenika HR zaista trošak. Više vam se isplati po potrebi angažirati vanjski HR. Mnoge agencije nude sve što vam iz područja HR-a može zatrebati.

Ako već zapošljavate HR, budite ga spremni pustiti da radi svoj posao. Bez podrške vrha, HR ima minimalne šanse za uspjeh. Poslušajte savjete i budite spremni za promjene. Ne dopustite da se dobra ideja svede na kadrovsku administraciju jer niste podržali promjene kad ste trebali te time potkopali kredibilitet odjela prije samog nastanka. HR je vrijedan business partner ukoliko mu dopustite da to bude. HR pokazatelji su izvrstan alat za pravovremene i točnije poslovne odluke kako samog HR odjela tako i posljedično cijele tvrtke jer ju čine zaposlenici. 

Mogu navesti jedan jednostavan primjer – time to fill (vrijeme koje je potrebno da se popuni radno mjesto).Planirate ulazak dva prodajna predstavnika u travnju i moraju stići baš u travnju jer preuzimaju određeni teritorij/kupce u određenom trenutku. Ako time to fill pokazuje da vam je prosječno vrijeme potrebno za pronalazak osobe za prodajni tim 25 radnih dana, onda nećete objaviti natječaj u ožujku jer je tada već kasno. Posljedica kasnog ulaska dva novozaposlena je prihod manji od planiranog jer umjesto da su zaposlenici u određenom trenutku samostalan, oni još uvijek hvataju konce i nisu u mogućnosti realizirati zadane prodajne ciljeve.

U slučaju da potrebe tvrtke i njezinog poslovanja nisu pokrivene adekvatnim kompetencijama u HR-u, dio HR-a se zasigurno može promatrati kao trošak. Na primjer, imate tri recruitera od kojih se nijedan ne zna baviti razvojem menadžerskih kompetencija niti uvesti senioritet. S druga strane, potrebe zapošljavanja (a ni fluktuacija) nisu tolike da njih troje ima 8 sati posla kontinuirano u određenoj jedinici vremena.

I posljednje, vrlo jednostavno i najbitnije, kad HR ne radi svoj glavni posao – ne sluša zaposlenike (možda ni vas), nije premosnica u komunikacijskom smislu između raznih levela u tvrtki, pita pa ništa na napravi, vrti papire papira radi i zapravo se više bavi sobom nego zaposlenicima.

Možda sad sve zajedno djeluje demotivirajuće jer postoji prostor za pogrešku, ali zaposliti HR je isto što i zaposliti bilo kojeg drugog člana tima. Kad znate koga i zašto tražite, prostor za pogrešku se značajno smanjuje!