Produktivnost bez BS-a

Zakoračili smo u novu godinu, što automatski implicira da se frekvencija BS statusa i (ne)inspirativnih slika s patetičnim citatom „new year – new me“ lagano povećava do polovice siječnja, zatim vraća na nulu.

Situacija se malo promijenila pa je ovaj put „new year – new me“ citat dobio ozbiljnu konkurenciju u „I survived 2020“ citatu. Neću komentirati ove trendove na društevnim mrežama, pošto su tema za sebe, ali ću se kratko zadržati na ovom „new year – new me“ citatu.

Ljudi koji objavljuju ovakve stvari imaju cilj da najave okolini i ljudima koji gledaju njihove objave kako će im sljedeća godina biti drugačija. Problem je u tome što nisu ni sami sa sobom račšistili kakve promjene žele, koje ciljeve imaju i kojim putem planiraju doći do njih. Neki od njih objavljuju ovakve stvari jer se eto nadaju kako će tom objavom početi isijavati pozitivne tjemene i čeone čakre koje će im magično pomoći u svakoj aktivnosti kojom se budu bavili sljedećih 364 dana u godini.

Činjenica je da bez fokusa, truda, rada i produktivnosti nema pomaka, bez obzira koliko zazivali „new year – new me“ promjenu.

Točka.

U nastavku ću objasniti neke od stvari koje meni osobno povećavaju produktivnost u nadi da će i vama to koristiti da povećate vlastitu.

Efikasnost, efektivnost  i produktivnost

Prije nego se prebacim na glavnu temu, htio bi raščistiti samu definiciju riječi produktivnost, a s njom i dva usko vezana pojma, efikasnost i efektivnost.

Većina nas zna razliku između efikasnosti i efektivnosti. Efikasnost implicira raditi stvari na pravi način, brzo, kvalitetno i odnosi se na sami postupak. S druge strane, efektivnost je više vezana za krajnji rezultat, napraviti/dobiti pravu stvar kao rezultat rada. Njihov presjek je produktivnost. Ukratko, efikasnost je jednostavno izlaz nekog rada po jedinici vremena, dok je efektivnosti najbolji mogući učinak po jedinici vremena tj. raditi stvari ispravno. Kada radite stvari ispravno, postižete svoju maksimalnu razinu produktivnosti.

Primjerice, ako programer X napiše 3000 linija kôda tjedno, dok programer Y napiše 1500 linija kôda tjedno, može izgledati na prvi pogled da je programer X produktivniji (i to je istina ako ima nisku stopu pogreške tj. bug-ova u kôdu). Ali ako njegov programski kôd zahtijeva 30 sati otklanjanja bugova, a programski kôd od programera Y radi bez grešaka, programer Y je očito daleko efektivniji od programera X i to se uključuje u njegovu istinsku produktivnost. Iako će za neke promatrače ovu činjenicu možda biti lako propustiti.

Dakle, ako nešto radite ne znači da to dobro radite, iako možda ta aktivnost djeluje „radnički“. Uzmite u obzir da učite 1000 stranica neke dosadne skripte za ispit. Odlučili ste učiti cijeli dan, međutim tijekom učenja zavirite pomalo na društvene mreže, pa odlutate na YouTube, zatim odete nešto pojesti, počistite sobu i slično. Ako ovako učite onda ste vrlo malo efektivni jer niste baš puno toga naučili za svo to vrijeme iako vam se čini da učite. Također niste ni produktivni po pitanju učenja jer svojom efektivnošću ne postižete krajnji cilj, da prođete ispit.

U nastavku slijede kratki savjeti kako da poboljšate svoju produktivnost koje osobno primjenjujem i koji meni pomažu.

Isključite notifikacije

Svi koji me dobro poznaju, znaju da mobitel uvijek držim na nečujnom modu rada. To radim jer mi je nemoguće usredotočiti se na bilo kakvu aktivnost uz sve te zvukove, bljeskanja i notifikacije. Provjeravajte svoj mobitel (ukoliko baš morate) u vremenskom intervalu od svako nekoliko sati ili duže. Često korištenje mobitela je odličan recept za prokrastinaciju i gubljenje vremena.

Također je bitno da uočite koje aplikacije vam generiraju najviše notifikacija i da ih na njima blokirate. Pored uštede vremena, to će vam sigurno pomoći da se osjećate manje FOMO. Loša strana ovog poteza je da ćete time sigurno izgubiti tu i tamo neku informaciju (deal with it) ali ćete dugoročno sigurno povećati produktivnost.

Izbjegavajte pozive

Kao student sam radio godinu dana u tehničkoj podršci, pa mi se kao posljedica toga stvorila navika zaziranja od telefonskih poziva. Nastojim ih svesti na minimum i to ne znači da se neću javiti ukoliko me zove netko bitan, već samo da ne uživam u čavrljanju preko mobitela (puno više volim pričati uživo na kavi). Dosta osoba mi je reklo kako tijekom razgovora samnom imaju osjećaj kao da želim što prije završiti poziv, što je vjerojatno posljedica mjerenja AHT-a (average handle time-a) od dana iz tehničke podrške.

Tako da, usko vezano za notifikacije je i izbjegavanje poziva (audio i video). Tijekom rada stvari su poprilično jasne, telefonski i video pozivi su prekidi u radu, a prekidi u radu su najgori neprijatelji produktivnosti. Formula kojom se vodim je:

  • Ako nije hitno, možemo razgovarati putem poruka na asinkroni način (odgovorit ću prvom prilikom kad budem mogao),
  • Ako je hitno, dva put provjerim/promislim je li stvarno hitno,
  • Ako netko želi razgovarati, neka se najavi ili zakaže termin

Što se tiče iznenadnih poziva, primjerice ukoliko me zove neki prodajni predstavnik, uljudno kažem da nisam zainteresiran. Ako se nakon toga razgovor ne privede kraju, ostavim mobitel sa strane iako poziv još uvijek traje. Kad osoba s druge strane ne cijeni moje vrijeme, ne cijenim ni ja njihovo.

Izbjegavajte neproduktivne sastanke

S pojavom pandemije i radom na daljinu, povećao se i broj sastanaka (samo su sad online preko Zoom-a, Google Meet-a, MS Teams-a, a ne uživo). Osobno svaki sastanak pokušavam kategorizirati u manje (do 25 minuta) i veće (do 50 minuta). Namjerno nisu okrugle brojke jer volim imati par minuta predaha da se mogu mirno prebaciti na drugi zadatak poslije sastanka.

Također, sastanke s više od 4 osobe nastojim izbjegavati (ukoliko mogu). Svaki sastanak mora imati definiran dnevni red i glavnu temu. Sastanci bi trebali biti alat preko kojeg se donose zajedničke odluke i definiraju koraci za rješavanje problema iz glavne teme. Ukoliko na kraju sastanka nemate zaključene korake koje treba napraviti svaki učesnik, taj sastanak je bio besmislen. Obveze nakon sastanka bi trebale biti definirane tako da odgovaraju na tri pitanja: Tko/Što/Kada?

Očistite svoj inbox

Viđao sam kod pojedinih osoba (sasvim slučajno) email inboxe od po 1000+ nepročitanih emailova, da ne spominjem sveukupan broj emailova u inboxu. Nije presudno, ali dosta govori o levelu organizacije vlasnika inboxa. Svoj email inbox uvijek držim praznim jer smatram da informaciju iz pristiglog emaila trebam ili konzumirati ili obaviti kao obvezu te potom ukloniti iz inboxa.

Za sve stvari iz email inboxa koje će mi potencijalno trebati u budućnosti (primjerice račun od online narudžbe, osobni dokumenti, dokazi o uplati i slično) kreiram posebne labele/foldere i držim te stvari tamo. Smatram kako je higijena vlastitog email inboxa bitan element za produktivnost i zato preporučujem da uklonite sve šta ga kontaminira.

Također, odjavite se sa svih nerelevantnih mailing lista (većinom je to samo jedan klik) kako biste dobijali manje sadržaja koji vam nije potreban. Još jedan zgodan trik je i kreiranje pravila za filtriranje pristiglih emailova, tako da manje bitni emailovi automatski završavaju u za to predviđenom folderu, umjesto u inboxu.

Pronađite “dom” za sve stvari

Svaki objekt (virtualni ili stvarni) mora imati svoj dom tj. predviđeno mjesto gdje držite stvari te kategorije. Primjerice, ključeve od auta, stana i novčanik držim u posebnoj kutiji za to. Stvari vezane za posao spremam u folderu predviđenom za posao. Materijale za predavanja i fakultet držim u posebnom folderu za to. Knjige tehničke prirode vezane za posao držim na odvojenoj polici od knjiga za zabavu i ubijanje dosade. Proceduru oko email inboxa sam već objasnio u prethodnoj točki.

Potrebno nam je jako malo vremena kako bismo ispraznili inbox i očistili mjesta gdje nam se skupljaju stvari (da, stolica na kojoj je nabacana odjeća se isto računa). Prilikom pražnjenja inboxa ili čišćenja mjesta trebali bismo definirati nove „domove“ za stvari ukoliko je to potrebno. Razlog za sve ovo je jednostavan, bolja organizacija i manje trošenja vremena na traženje stvari koje nemaju svoj „dom“.

Kreirajte svoj popis obveza

Završite svoj dan s kratkim popisom obveza koje želite/trebate odraditi sutra. Možete kombinirati radne i osobne obveze ili ih držati na 2 različita popisa (meni je osobno lakše držati sve zajedno). Kod planiranja je bitno da planirate i neplanirani rad.

Dobra navika je pogledati ovaj popis svakih 3-4 sata kako biste vidjeli napredak ili zaostatak te ovisno o tome poduzeli sljedeće korake. Navečer zatvarate popis i radite novi.

Također, jedno od pravila u svrhu prevencije „varanja“ je da nije dozvoljeno kopiranje stavki koje se nisu odradile danas i prenošenje u novi dan (o tome više u sljedećoj točki). Svaki popis je potrebno početi od nule.

Ne reciklirajte popise obveza

Nije dozvoljeno reciklirati obveze. Ukoliko imate neku veću dugoročnu obvezu, primjerice web stranica koju radite, tečaj koji pohađate, knjigu koju čitate i slično, razbijte tu obvezu na više manjih zadataka. Dnevna obveza ne može biti „pročitati knjigu X“ već „pročitati jedno poglavlje knjige X“.

Započnite svaki dan s drugim popisom obveza. Ovom metodom nema prijenosa jer svakodnevno provjeravate svoje dugoročne ciljeve i procjenjujete zaslužuju li biti na novom popisu.

Na kraju krajeva, to je VAŠ popis. Budite iskreni prema sebi.

“Isjeckajte” svoje vrijeme

Koristite vremenske blokove za rad bez prekida (timeboxing). U tu svrhu, meni je osobno najdraže koristiti Pomodoro tehniku. Sve prekide koji se dogode u vremenskom bloku ignorirajte (ukoliko nisu hitni) dok ne odradite započeti vremenski blok. Primjeri prekida koje možete zanemariti su Slack/Skype notifikacije ili pitanja od osoba u radnom okruženju koja nisu bitna ili mogu čekati.

Ako u trenutnom vremenskom bloku naiđete na nove zadatke, zapišite ih i ne obavljajte više zadataka istovremeno u jednom vremenskom bloku. Pravilo je da se ne možete prebaciti na novu aktivnost (primjerice uzeti mobitel u ruke) dok ne istekne vrijeme za trenutni vremenski blok. Što se tiče trajanja, 20-25 minuta je sasvim dobar vremenski blok za timeboxing.

Pronađite svoj flow

Kako bi se motori za kreativni rad upogonili punom snagom potrebno je da se zagriju – „flow“.

Drugim riječima potrebno je određeno vrijeme kako bi se protok misli usredotočio na rad (oko 15 minuta). S druge strane, potrebna je 1 sekunda da napustite taj isti protok misli za rad i ponovno skočite u red čekanja od 15 minuta kako biste se fokusirali na rad. Sukladno tome, eliminirajte sve vanjske prekide protoka misli (notifikacije, buku, mobitel i slično).

Na kraju, najvažnije od svega, kontrolirajte svoje unutarnje podražaje, primjerice ako vam se igraju video igre dok znate da trebate učiti, kontrolirajte i obuzdajte taj podražaj.

Eat the frog

Za one koji nisu upoznati s ovim terminom, ovdje možete pročitati opširnije. Ukratko, „žaba“ je metafora za zadatak koji vam visi nad glavom i neopisivo vas mrzi da ga rješavate, muči vas, od velike je važnosti ili ga odgađate. Jedino vi sami možete definirati svoju „žabu“. Najbolja stvar koju možete napraviti na početku radnog dana je da prvo riješite „žabu“ s dnevnog popisa. Ostatak dana će vam biti puno ugodniji, nećete imati tu brigu na pameti i bolje ćete se osjećati.

Izbjegavajte multitasking

Ne obavljajte više zadataka odjednom, radite na jednom zadatku. Multitasking je mit, a pokušaj multitaskinga samo razdvaja vaš fokus. Ljudski mozak je programiran da dobro radi samo jedan zadatak jer je prebacivanje konteksta za neurone dosta skupa operacija, tako da većinu vremena dok pokušavate multitaskati samo uzaludno trošite energiju.

Bitna stvar za spomenuti, dobar fokus je temelj za dobar protok misli (flow) kojeg sam već spominjao u točki broj 9.

Zatvorite sve nepotrebne tab-ove

Ovo mi je u prošlosti bila loša navika koje sam se srećom odvikao. Držao bi otvoreno po 50-60 tab-ova tijekom rada. Kako je opće poznato da programeri guglaju stvari kako bi riješili problem, uobičajeno je da imaju otvoreno više tab-ova u web pregledniku.

Problem je zapravo gomilanje tab-ova koji više nisu potrebni jer „možda zatrebaju“. S tim se zapravo samo kontaminira radni prostor i smanjuje koncentracija. Kao što profesionalni kuhari tijekom pripreme jela drže radni stol čistim, tako i vi možete držati web-preglednik tijekom rada „čistim“. To postižete time da svedete otvorene tab-ove na minimum.

Ne otvarajte više tab-ova ukoliko nije potrebno jer tab-ovi nisu stavke za popis obveza. Niti jedan operativni sustav ili web preglednik ne voli nagomilane tabove. Ne voliš ih ni ti.

Automatizirajte/ubrzajte repetitivne zadatke

Automatizacija je direktna ušteda vremena. Pronađite prečace tijekom rada ili ako je moguće automatizirajte ponavljajuće zadatke. Ljudi ponekad nisu svjesni koliko im neki prečac (shortcut) na tipkovnici može uštedjeti vremena. Tu su oni uobičajeni CTRL + C, CTRL + V i CTRL + X. Te prečace bi trebala znati svaka osoba umjesto da označava tekst, klika na desni klik miša, odabere „copy“, zatim ponovo klika desni klik miša i odabire „paste“.

Razlika je očita, napravite istu stvar u 2 umjesto u 5 koraka.

Ovisno o vrsti posla koji obavljate možete si namjestiti posebne prečace. Neki, meni najdraži su CTRL + D za duplicirati selektirani tekst/programski kôd, CTRL + / za komentirati/odkomentirati programski kôd, CTRL + SHIFT + T za otvoriti posljednji (najčešće slučajno) zatvoren tab u web pregledniku i slično.

Ipak, rad na automatizaciji ponekad zna biti mač s dvije oštre oštrice i recept za gubljenje vremena zato nikada ne automatizirajte nešto za vrijeme rada na nekom zadatku. Automatizacija je ugodnija od rada na zadatku (prokrastinacija). Automatizirajte samo zadatke koje izvršavate svakodnevno ili na nekoj vremenskoj bazi primjerice tjedno. Ne automatizirajte stvari za procese koji se ne događaju često.

Izmjerite učinak

Postavite dugoročne, srednje i kratkoročne ciljeve. Ciljevi bi trebali biti kristalno jasni. Primjer loše postavljenog cilja je „želim biti programer poput osobe X“ ili još gore „želim biti bolji programer od osobe X“. U ovakvim situacijama ste postavili jako loš cilj, pošto ovisi o drugoj osobi, a vaši ciljevi bi trebali ovisi samo o vama. Puno bolje definiran cilj je „želim naučiti programski jezik C#“ zbog toga što u ovom slučaju imate potpunu kontrolu nad svojim ciljem.

Postavite realnu i mjerljivu metriku za svoj cilj i podijelite zadatke tako da rješavanjem svakog od njih budete sve bliže cilju. Pratite ciljeve tjedno i ne ustručavajte se promijeniti cilj ako zatreba.

Ne čuvajte “za poslije”

Osim kad ste u fast-foodu, termin „spremiti za poslije“ je mit. Postoje izvrsne aplikacije poput Pocket, InoReader, Evernote i slične za čuvanje sadržaja za poslije. Ipak ako taj sadržaj ne konzumirat, on će samo rasti. Priznajte, svi imamo gomil sadržaja sačuvanog u bookmarks-ima web preglednika ili negdje drugo koji samo sačuvali i više nikad ga nismo otvorili.

Ne spremajte i ne gomilajte sadržaj, konzumirajte ga!

Eto, nadam se da će vam ovi jednostavni savjeti pomoći i da ćete uz pomoć njih (p)ostati produktivniji. Ukoliko vam se sviđa ovaj članak, bookmarkajte ga i sačuvajte za poslije… ummm ili ipak nemojte. 😛

Podijeli

O autoru

Mensur Duraković