Split Tech City je zajednica sastavljena od tvrtki, udruga, institucija, meetupa i pojedinaca koji su posvećeni razvoju tehnološkog sektora u Splitu i regiji.
Postani član
Tekice, A4 papir, planer, stickeri ili neka aplikacija…samo su kratki niz gotovo cijelog lanca alata i modela za kvalitetno planiranje vremena, organizaciju poslovanja ili čistog podsjetnika na ono što je potrebno obaviti u jednom ili više dana, mjeseci, godina…
Nekad smo mogli podijeliti ljude na one koji planiraju (čitaj: sve zapisuju) i one koji imaju sve u glavi pa zadatke obavljaju po tiraži, kako uspiju i poslože u mislima.
Danas, čini se, imamo više različitih modela i gotovo je nemoguće pronaći dvije osobe koje imaju makar sličan sistem organizacije.
Možda to i nije točno? Moguće je da smo uvijek imali istu situaciju, ali moramo se složiti da, usprkos svemu, i dalje mnogi imaju problem s organizacijom vlastitog vremena.
Nova godina je tu; idealno je vrijeme za nove početke i za ideje koje mogu pomoći u tome da se planovi kvalitetnije poslože, odrede prioriteti ili jednostavno promijeni način organizacije.
Donosimo neke savjete koji su se u praksi pokazali održivima i mogu olakšati dan, a možda i samo potaknu na kreiranje vlastitog, novog sistema.
Započnimo najprije s planiranjem ovog članka:
1. kratkoročni i dugoročni planovi
2. planiranje dana 1 dan unaprijed
3. aplikacije ili oldschool metoda – papiri i stickeri…
4. gemifikacija
Prije svega, važno je odrediti ciljeve. Podijelit ćemo ih standardno na dugoročne i kratkoročne.
Sigurno je svakome od nas želja znati gdje i u kojem smjeru se naš život kreće i gdje se vidimo za 5 – 10 godina. Planiranjem kreiramo sliku i dojam da naša djela imaju smisao i svrhu.
Planiranje nas potiče da koračamo naprijed.
U velike planove možemo ubrojiti kupovinu nekretnine i rješavanje stambenog pitanja, automobila, pokretanje ili promjenu posla, odnosno, nešto drukčije, ali zahtijeva dulji vremenski period.
Kratkoročni ciljevi, s druge strane, često su sastavnice dugoročnih. Puzzle ili dijelovi velikog plana. Glavni cilj polazna je i završna točka koja nam pomaže da se održimo na putu.
Kako možemo pretpostaviti da su ove rečenice već svima poznate, završila bih ovaj pragraf mišljenjem da je
kod planiranja potrebno biti realan i dosljedan.
Ne preporučuje se postavljati visoke letvice koje već u startu možemo predodrediti neuspjehom. Bolje je napredovati korak po korak i ostvarivati malene stvari, a biti ustrajan na putu do većih.
Tako možemo, na dobar način, “preskočiti” čestu situaciju i razočaranje koje slijedi kad naši planovi padnu u vodu već nakon nekoliko dana ili mjeseci i mislimo da smo podbacili.
Ne budite strogi prema sebi, svi griješimo, samo nastavite! Bolje vrabac u ruci nego golub na grani, zar ne?
Planer, bilježnica, mobilna aplikacija…alati su koji se svakodnevno koriste i pomažu u boljem planiranju i organizaciji. Mnogi od nas za života isprobaju razne varijante i gotovo svatko u nekom trenutku pronađe ono što mu/joj najbolje odgovara.
Složit ćemo se da prilikom zapisivanja obaveza za sutra ili unaprijed, gotovo uvijek koristimo natuknice kojima dodjeljujemo nazive pojedinom zadatku. Obavljanjem neke, uživamo u tome da je prekrižimo s popisa i označimo zelenom kvačicom, zar ne?
Ipak, postoji nešto što mnogi od nas ne rade, a to je dodjeljivanje vremena, odnosno, termina svakom od pojedinih zadataka.
Zamislimo to ovako. Primjerice, ako sutra imamo 5 obaveza od kojih dvije traju po 15 minuta, jedna od 2 sata i dvije od 4-5 sati i zbrojimo ukupno trajanje svih obaveza, zaključujemo da u obavljanju istih trebamo provesti više od 12 sati svojeg vremena. Zvuči neizvedivo? Točno tako!
Ako bismo tako planirali, onda bismo ubrzo shvatili da sutra možda i nećemo imati vremena za obaviti sve s popisa i pretpostavlja se da ćemo i dan poslije “zaplivati” u rasporedu.
Preporuka je napraviti podjelu ili reorganizaciju zadataka kako bismo stigli sve obaviti na vrijeme. Ako tome pridodamo i svoje redovne obaveze, koje su sastavni dio našeg dana ili privatnog vremena, možemo zaključiti kako je dobro, uz poslovno planiranje, uvrstiti i privatne “stvari” na popis kako bismo uspješno baratali vlastitim danom.
Carpe Diem – ovladaj danom!
Postoje oni koji ili imaju sto planera ili nijedan, zar ne? Ono što je sigurno je to da ne odgovara svima isti sistem ili model.
Bilo kako bilo, možemo reći kako je
ključ u tome da svoje zadatke ipak negdje zapišemo.
Planiranje “napamet” recept je za kaos i najvjerojatnije za zaboraviti nešto ili ostaviti nedovršeno.
Psihološki je dokazano i to da u trenutku kad neku obavezu zapišemo na papir, ista postaje olakšicom za naš mozak. Kao da se već počela obavljati.
To, naravno, može biti mač s dvije oštrice pa je svakako potrebno biti racionalan i realan te biti spreman na to da se posao treba završiti što je prije moguće.
Prednost je što se zapisivanjem naš mozak može bolje posvetiti rješavanju zadatka, umjesto da konstantno razmišlja o onome što moramo obaviti.
Zapisivanjem štedimo svoj mozak od toga da neprestano razmišlja o onome što trebamo, već se fokusira na sljedeću stepenicu, odnosno na obavljanje zadataka.
Google calendar, Planner, Notion…samo su neke od aplikacija koje nam mogu pomoći u ogranizaciji dana ili biti pri ruci kad god to trebamo.
Za rad u timu ili bolju kontrolu projekata, nadzor obavljenih zadataka na poslu ili jednostavno sortiranje na jednom mjestu mogu nam poslužiti Parteon ili Asana, odnosno, drugi alati dostupni u internet trgovinama, dok od papirnatih verzija, Ženski rokovnik ili “običan” notes, stickeri ili bilježnice trebaju biti u skladu s onim što preferiramo i volimo.
Prilikom kupovine istih, dobro je obratiti pažnju na sljedeće:
U konačnici, jedino je bitno kvalitetno planirati i držati se rasporeda koliko je moguće, a ako je potrebno i mijenjati koncept sve do onog trenutka kad ne pronađemo svoj idealan.
U zadnje vrijeme sve više se u praksi primjenjuje i sustav gemifikacije, odnosno, sistem u kojem se po modelu igrice pokušava “natjerati” pojedince ili skupine na uspješno obavljanje zadataka.
Ideja je da se svakim obavljanjem nekog zadataka ili obaveze postigne neki rezultat ili dosegne novi level ili nivo koji je prethodno određen i definiran, bilo privatno ili poslovno.
Tako se na zabavan način motivira pojednica ili skupinu da posvećeno odrađuju zadatke i doprinose ostvarenju nekog rezultata.
Pojedinac se tako može motivirati da, ako ne provjerava notifikacije na mobitelu za vrijeme obavljanja nekog zadataka, sebi dozvoli 10 minuta provođenja u pauzi ili na društvenim mrežama (primjera radi), dok tvrtka može obećati neko zajedničko putovanje ako cijeli kolektiv sakupi dovoljan broj bodova koji se zamjenjuje odrađenim zadacima ili vremenom.
Iako možda zvuči previše djetinje, sve je više tvrtki koje odabiru upravo ovakav model i ostvaruju bolje ciljeve i rezultate.
Želim vam da se u nadolazećim novim vremenima i obavezama, prvo nalazite na onim mjestima gdje se dobro osjećate i pripadate, a onda i uspješno organizirate svoje vrijeme i obaveze.
Ne zaboravite, nije važno kako planiramo ili koje ideje imamo, već kako dolazimo do njihove realizacije i ispunjenja. Neki dani lakši su od ostalih, nekad nećemo ništa napraviti kako treba. Ali i to je dio plana.
Budite blagi prema sebi, a opet dovoljno jaki i ustrajni da na kraju dana budete sretni, zadovoljni i ispunjeni.
Sretni blagdani! 🙂
Podijeli
