Na prvom follow up sastanku sa novozaposlenim pitanje „Imaš li s kim popit’ kavu?“ mi je jedno od prvih pitanja. Prije svega smo ljudi, a onda trenutna uloga. Na takav način smo pristupili formiranju onboardinga i na takav način ga realiziramo. Evaluacije naših zaposlenika pokazuju da smo u tome i uspjeli.

Kako izgleda onboarding u firmi Include?

Kategorički gledano onboarding se sastoji od tri dijela:

Prvi dio se odnosi na pripremu za dolazak novog kolege. Radi se o popisu zadataka za koje se HR treba pobrinuti. Konkretno – prikupljanje dokumentacije, rezerviranje termina liječničkih pregleda i osposobljavanja iz zaštite na radu, u suradnji s IT odjelom se pribavlja sva potrebna oprema, dogovaraju se sastanci za prvi tjedan na poslu s kolegama koji će novom kolegi biti ključni za rad, slaže se vrećica dobrodošlice te se na razini tvrtke šalje obavijest o dolasku novog člana tima uz kratak uvod o njemu.

Drugi dio je zapravo onaj sadržajno glavni dio. HR novom kolegi prezentira tvrtku, upoznaje ga s timovima, kulturom rada, općim pravilima, sustavima internog informiranja i komuniciranja. Daje mu uvod u njegovu ulogu unutar tvrtke i njenih sustava što mu kasnije detaljno prezentira i njegov direktno nadređeni. U drugom dijelu se također nalaze zadaci novog kolege koji se odnose na njegovo radno mjesto a u koje ga uvodi buddy – kolega iz odjela (u pravilu s istog radnog mjesta) koji je zadužen da novozaposlenom pomogne tijekom onboardinga. U ovom dijelu je sadržan i cilj koji je vezan za istek probnog rada. Prilikom formiranja cilja se vodi računa o razini iskustva novog kolege i tvrtkinim potrebama.

Treći dio su zapisnici sa follow up sastanaka koji se održavaju nakon mjesec, tri i šest od početka rada. Na prvom sastanku novi kolega ima 1 na 1 razgovor sa HR-om. Najbitnije što je potrebno ustanovit je koliko se dobro snašao. Promjena posla je stresna. Veže promjenu navika, okruženja, ljudi s kojima su do jučer bili svaki dan i uključuje ogromnu količinu novih informacija. Podrška svih dionika nikad nije važnija od podrške u prvom mjesecu rada. Na drugom sastanku, koji se za većinu radnih mjesta poklapa s istekom probnog rada, sudjeluju novi kolega, njegov buddy, direktno nadređeni i HR.

Na ovom sastanku se prvenstveno razgovara o uspješnosti savladavanja sadržaja posla te o dosezanju zadanog cilja probnog rada. Naravno da se ne preskaču ni teme odnosa i zadovoljstva na radnom mjestu. Treći sastanak je zaključni na kojem ponovno prisustvuju svi dionici kako bi iznijeli svoje mišljenje o uspješnosti onboardinga. Na kraju sastanka novi (sad više zapravo i nije tako novi) kolega ostaje s HR-om kako bi podijelio dodatne dojmove, ukoliko ih ima, te ispunio evaluacijski upitnik na kojem daje svoje ocjene i komentare na sve vezano uz onboarding – pripremu, kvalitetu sadržaja i sve dionike.

Zašto nam je onboarding važan?

Želimo da se svaki naš novi kolega osjeća dobrodošlo, a kao preduvjet je da unaprijed pripremimo sve što mu je potrebno za rad te da svi imaju informaciju o njegovom dolasku. Poklon vrećicom dobrodošlice mu i na simboličan način isto i poželimo.

Glavni dio onboarding plana se odnosi na sam sadržaj posla i vremenski okvir njegovog savladavanja. Na taj način potpuno jasno komuniciramo svoja očekivanja na temu zadataka i odgovornosti koje su u domeni novog kolege. Jednako tako jasno definiramo cilj probnog rada što je odličan orijentir novom kolegi u kojem smjeru se potrebno kretati prilikom uhodavanja. Nema mjesta za nedorečenost i dvosmislenost koje bi još dodale svoju dozu stresa u ionako stresnu situaciju.

Najvažniji cilj je da se novi kolega ne osjeća kao Pale (sam na svijetu). Ovu komponentu onboardinga je nemoguće prenaglasit. Ljudi se žele osjećati kao dio grupe i biti prihvaćeni. Jedna od uloga dodijeljenog buddya je da pomogne novom kolegi u razvoju vlastite socijalne mreže unutar tvrtke. Konkretno, da ga u svim prilikama upoznaje s kolegama, da ga u prvim tjednima uključuje u zajedničke pauze i slično. Osjećaj poštovanja i pripadnosti je psihološki preduvjet veće motivacije, produktivnosti i zadovoljstva na radnom mjestu.

“I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel,”

Maya Angelo

Kakva su vaša iskustva s onboardingom?

I pitanje koje me zaista najviše zanima, koji je po vama ključni dio onboardinga?

Za mene je zaista zdrava ljudska podrška. Ako je selekcijski postupak bio kvalitetan, a volimo vjerovati da jeste, pravu osobu već imamo. Onboarding je zato vrijeme podrške da se novi kolega može pokazati i dokazati u svojoj novoj radnoj ulozi. Kad smo već izabrali čovjeka, onboarding je vrijeme davanja pune podrške i prilike.