Utorak popodne bio je rezerviran za Notion radionicu koju je vodila Sanja Veletanlić.

Sanja je u svibnju 2021. godine pokrenula Go2human Hub u kojem spaja virtualne asistente (VA) i tvrtke i pomaže im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos. Prije osnivanja Huba za virtualne asistente, Sanja je i sama dvije godine radila kao virtualni asistent uglavnom za strane tehnološke startupe. Prije toga je 17 godina skupljala iskustvo u korporacijama.

Za sebe kaže da je obožavateljica tehnologije koja je lako primjenjiva u svakodnevnoj optimizaciji poslovnih procesa, što je i jedan od razloga zašto se zaljubila u Notion.

Uvod u Notion

U prvom dijelu radionice Sanja nam je dala uvid u alat Notion te objasnila da ga možemo koristiti bilo u privatne bilo u poslove svrhe, za bilješke, vođenje projekata, učenje itd.

Sanja je s korištenjem Notiona započela prije otprilike 2 godine kada je radila za brzorastući nizozemski startup. U jednom momentu cijeli se startup prebacio s Google Drive-a na Notion te je to ujedno bio i prvi Sanjin susret s tim alatom.

Dobila je zadatak napraviti company wiki za cijeli startup. Prvi korak je bio prebačaj apsolutno svih dokumenata s Google Drive-a na Notion, potom njihovo uređivanje i organizacija prema odjelima.

S obzirom da svaka kompanija nema iste odjele, tako ni company wiki neće biti isti za svih. 

U početku se Sanji to činilo kao ogroman gubitak vremena, a tek u trenutku kada su kao startup počeli aktivno koristiti Notion te otvarati u njemu nove stvari i raditi na projektima, Sanja je uvidjela koliko benefita ima taj alat.

Kako funkcionira?

Hrpa informacija koju posjedujemo nalik je na razbacane lego kockice. Dobra stvar je što ih u Notionu možemo složili onako kako to nama odgovara tj. izgraditi jedan grad.

I to je jedna od mnogih prednosti Notiona – sami možete graditi i oblikovati. Tek kada Notion krenete sami modelirati, on počne dobivati na vrijednosti.

Notion je samo za one ljude koji uživaju u modeliranju. S druge strane, ako ste osoba koja želi aplikaciju u kojoj je sve strogo definirano, onda Notion nije za vas.

Sanja nam je pokazala primjer formatiranog i neformatiranog teksta i objasnila da je u Notionu jako zabavno formatirati tekst da on bude lako čitljiv. Iako taj tekst u Notionu ne ide nigdje van, tj. nije pisan za web nego ga koristimo interno, svejedno je bitno kako smo ga oblikovali, jer u protivnom ga nitko od kolega neće pročitati.

Company wiki

Prva stvar koju trebate napraviti, ako kao firma krećete koristiti company wiki, je odrediti jedan workspace koji će se koristiti.

“Otvorite jednu stranicu i krenite je graditi”,

savjetuje Sanja.

Svaka stranica može imati i podstranice, ali je bitno da suradnici znaju gdje je početak. Ako to ne napravite, u nekom trenutku će te se pogubiti. Kada su svi dokumenti na jednom mjestu, velika je vjerojatnost da ćete ih aktivno koristiti i update-ati.

Također, prilikom izrade company wikija treba voditi računa i o organizacijskoj strukturi firme (ima li firma HR, tech, marketing itd).

S obzirom na interaktivni karakter radionice, imali smo priliku napraviti u Notionu jednu bazu koja je obuhvatila sve dobro što smo pročitali/pogledali. 

Sastanci unutar firme

Drugi dio radionice bio je vezan za efikasno vođenje (remote) sastanaka. Kako bi sastanak imao smisla, on treba biti unaprijed isplaniran. Pitanje koje dobro postaviti prije svakog sastanka je: “U kojem stanju želimo izići sa sastanka?”.

Ako nismo u stanju odrediti cilj sastanka, onda sastanak nema smisla.

U Notionu je moguće voditi vlastitu bazu sastanaka, što nam je Sanja i pokazala. Ideja je bilježenje svih sastanaka jer tek onda počnemo više razmišljati o njima i ne trošimo bezveze i svoje i tuđe vrijeme. Unutar Notiona možemo raditi različite template za sastanke i u njih stavljati potrebne materijale.

Prednost ovakvog načina vođenja sastanka je u tome što su bilješke sortirane i u svakom trenutku im se možemo vratiti. Ukoliko svatko piše bilješke za sebe, jako ih je teško prenijeti drugima i oduzima puno vremena.

Sigurno vam je već jasno da Notion ima jako puno prednosti i da ga možete prilagoditi svojim potrebama. S obzirom da u nešto više od sat vremena trajanja radionice nismo uspjeli obuhvatiti baš svaki segment, skoncentrirali smo se na company wiki i remote sastanke, ali ukoliko imate pitanja ili nedoumica pozivamo vas da se priključite LinkedIn grupi Notion Croatia u kojoj možete saznati više.

Hvala Sanji na održanoj zanimljivoj i korisnoj radionici. Nastavite pratiti naš kalendar događaja jer pripremamo još zanimljivih online i offline evenata.

Foto: Bruno Dubravec