Prije nego počnete čitati, odgovorite iskreno na sljedeća pitanja:

• Događa li vam se često da se nakon ustajanja zapitate – „A odakle da danas počnem?“
• Čini li vam se da stalno trčite okolo pokušavajući stići odraditi zadatke koji moraju biti hitno završeni?
• Jeste li stalno zauzeti nečim, ali ne vidite smisao toga što radite?
• Imate li dugoročne ciljeve kojima se ne stižete pozabaviti?
• Je li vam teško prepustiti drugima da nešto obave ili reći “ne” kad se od vas traži da nešto napravite?

Ako ste na ova pitanja odgovorili većinom potvrdno, moguće je da imate problema s prioritiziranjem zadataka i obaveza.

Vjerujem da je svima poznat osjećaj potpune preplavljenosti obvezama. Tijekom studiranja, a kasnije i posla, konstantno stižu nove obveze – još jedan seminar, još jedan kolokvij, još jedan usmeni ispit, još jedna prezentacija – i svaka se čini jednako hitnom.

Kad u to sve poželimo uklopiti i društveni život, pokoji trening, kućanske poslove i hobije, situacija se čini gotovo nemogućom. U takvom stanju, kad nismo sigurni od kojeg zadatka ili aktivnosti uopće početi, postajemo nervozni, uspaničeni i demotivirani – što vrlo često dovodi do toga da ne napravimo baš ništa s popisa, već sve odgodimo za drugi dan ili radimo na stvarima koje imaju najkraći rok izvršenja, bez obzira na to je li to baš najvažnije.

Poznat scenarij? Sigurna sam da je.

U psihologiji rada mnogo se istraživalo kako odabiremo zadatak na kojem ćemo raditi. Istraživanja pokazuju da je naš mozak sklon dati prednost zadatku koji je hitan, tj. onom koji ima najkraći rok izvršenja, čak i u slučaju kad manje hitni zadaci donose veće nagrade.

To se naziva efektom puke hitnosti te se osobito aktivira u trenucima kad već osjećamo vremensku stisku; bit ćemo skloniji birati zadatke koji nas drže fokusiranima na vrijeme. Na taj način smo stalno pod stresom i stalno nešto radimo – ali ne postižemo ništa smisleno.

Što ako vam kažem da postoji vrlo jednostavna taktika koja će riješiti taj problem?

Eisenhowerova matrica

Američki predsjednik Dwight Eisenhower je tijekom svoje karijere ostvario brojna značajna postignuća – bio je general američke vojske, vrhovni zapovjednik tijekom 2. svjetskog rata, osnovao NASA-u i priveo kraju Korejski rat. Kroz svoj je rad svakodnevno morao donositi velik broj odluka i stalno prioritizirati svoje zadatke kako bi se mogao fokusirati na njih. Na pitanje kako postiže ciljeve, izjavio je:

„Imam dvije vrste problema – hitne i bitne. Hitni nisu bitni, a bitni nikad nisu hitni.“

Ta izjava je dovela do stvaranja principa kojeg danas poznajemo pod nazivom Eisenhowerova matrica ili jednostavnije – Hitno/Bitno matrica.

Hitni zadaci su uglavnom oni uz koje se veže neki vremenski rok, dok su bitni zadaci oni orijentirani na postizanje dugoročnih ciljeva; ne donose instant-rezultate, ali su dugoročno isplativi.

Ako zamislimo hitnost i bitnost zadataka kao osi koordinatnog sustava, dobivamo četiri kvadranta:

Stvari koje su hitne i bitne
Stvari koje su bitne, ali nisu hitne
Stvari koje su hitne, ali nisu bitne
Stvari koje nisu ni hitne ni bitne

(preuzeto s teatime.com.hr)

1. Kvadrant – Bitno, ali ne i hitno – ODLUČI

U ovom kvadrantu se nalaze zadaci koji su bitni, ali ne nužno i hitni. Budući da nisu hitni, često ih zanemarimo u svakodnevnom životu. To može biti učenje novog programskog jezika, pisanje kvalitetnog životopisa ili odlazak na sistematski pregled. Ovi zadaci su u skladu s dugoročnim, životnim ciljevima i doprinose našem rastu te je izrazito važno pronaći za njih mjesto u rasporedu prije nego zbilja postanu hitne i prijeđu u drugi kvadrant.

2. Kvadrant – Bitno i hitno – NAPRAVI

U ovom kvadrantu su najvažniji zadaci – oni koji zahtijevaju vašu punu pažnju odmah sad. Njihovo neizvršavanje dovodi do ozbiljnih posljedica, a nemate puno vremena da ih odradite. Takvi zadaci su predaja seminarskog rada do određenog roka (ukoliko ga ne predate, padate cijeli predmet) ili prijava projekta na natječaj koji ima strog rok prijave. Ipak, važno je svesti broj takvih zadataka na minimum. Dug boravak u ovom kvadrantu dovodi do stresa, sindroma izgaranja i osjećaja besmislenosti.

3. kvadrant – Hitno, ali nije bitno – DELEGIRAJ

U ovom kvadrantu su zadaci koji nam oduzimaju vrijeme, ali ne doprinose našim životnim ciljevima. Također, ovaj kvadrant je pravi primjer gore spomenutog efekta puke hitnosti – često se doimaju neizbježnima i vrlo vremenski osjetljivima, ali nisu takvi. Često nam ih nameću drugi ljudi. Primjer ovakvih zadataka su odgovaranje na e-mailove istog trena kad dođu ili provjeravanje mobitela svaki put kad zavibrira. Bavljenje zadacima u ovom kvadrantu nam daje osjećaj da smo jako zaposleni, ali zapravo ne odradimo puno toga korisnog. Zadatke u ovom kvadrantu bi bilo idealno delegirati nekom drugom, a ako to nije moguće, grupirati ih u točno određeno vrijeme u danu.

4. kvadrant – Ni hitno, niti bitno – ELIMINIRAJ

U ovom kvadrantu su stvari koje su, realno, gubitak vremena. One ne doprinose tvojim životnim ciljevima, ali mogu progutati veliku količinu tvog vremena. Takve aktivnosti su npr. besciljno scrollanje po društvenim mrežama, gledanje hrpe serija zaredom, organiziranje ikona po desktopu i slično. Bavljenje ovim aktivnostima nas ne dovodi do ispunjenosti niti motiviranosti, a potroše dobar dio naše energije. Jedini savjet za ove aktivnosti je – eliminirajte ih!

Iako je ova ideja stara nekoliko desetljeća, i dalje je korisna za određivanje otkud početi. Kad počnete koristiti Eisenhowerovu matricu, moći ćete lakše planirati unaprijed, postati efikasniji i motiviraniji te provoditi više vremena u aktivnostima koje su vam zbilja značajne za daljnji život.