Kada je 2020. g. startup za koji radim počeo svoju priču, većina ljudi je na pitanje razmišljate li o digitalizaciji odgovarala: “Ne, nama to ne treba“. 

Svi oni imaju svoja pravila i procedure i ona famozna “mi to tako oduvijek“.

Danas, 5 godina nakon, situacija se dosta mijenja. U ovom našem segmentu, većina firmi je digitalizirala jedan manji ili veći dio poslovanja ili barem razmišljaju o tome.

Pet godina je i dug i kratak period. Što to digitalizacija pruža da su poduzeća u relativno kratkom roku promijenila „ploču“? Navest ćemo dalje u tekstu.

Zašto se digitalizirati?

Digitalizacija je ušla u sve pore čovjekova života, kako privatni, tako i poslovni dio.

U poslovnom svijetu, svakim danom digitalizirati se može sve više toga. IT sektor neprestano radi na inovacijama i poboljšanjima, a poduzeća sve više prihvaćaju automatizaciju kao ključni element za unaprjeđenje poslovanja, povećanje konkurentnosti i učinkovitosti. 

Zašto bi se neko poduzeće digitaliziralo? Koji mu je cilj?

Faktora je mnogo, a ovise o veličini poduzeća, vrsti industrije kojom se bave, ciljevima koje žele ostvariti, kao i resursima dostupnim za implementaciju digitalnih tehnologija.

Najkraće rečeno cilj digitalizacije je jednostavnije upravljanje, ažurnije poslovanje i dostupnost svim potencijalnim korisnicima. 

Prednosti digitalizacije

Vremena su se promijenila, a time i načini obavljanja poslova. (Sjeća li se tko telefaksa, grafoskopa…? (Što je to? :-D)

Digitalizacija donosi mnoge prednosti kojima je moguće ostvariti bolju koordinaciju, učinkovitije upravljanje podacima, poboljšanje odnosa s kupcima, ali i ubrzati procese te smanjiti troškove.

Koje su prednosti digitalizacije? U nastavku navodimo nekoliko ključnih načina na koje poduzeća prihvaćaju digitalizaciju:

1. Bolje povezivanje s klijentima

Što god radili ili čime god da se bavili, klijenti su presudni za život firme. Na taj način im treba i pristupati. Digitalizacija zaposleniku omogućava da prikupi sve relevantne podatke o klijentima kako bi svojim proizvodom ili uslugom točno znali koje su njegove potrebe i kako ih može riješiti.

2. Jednostavnije izvršavanje svakodnevnih zadataka

Svakodnevni, osobito ponavljajući poslovi, se jednostavno mogu digitalizirati. Na taj način prepuštate aplikaciji da za vas vodi dio poslovanja, a vi se možete posvetiti ostalim poslovima koji traže vaš potpuni angažman. Način na koji aplikacija pomaže ovisi o poslu koji se radi i zadacima koji su joj zadani. 

3. Brži pristup podacima i izvještavanju

Ako se odlučite za digitalizaciju, svi vaši podaci će se nalaziti na jednom mjestu. Za to nije potreban fizički prostor u uredima nego se sve pohranjuje u e-arhivu, poznatije kao poslovanje u oblaku, čemu možete pristupiti sa bilo kojeg mjesta. Jedini uvjet je da imate  internet.  Dokumenti pohranjeni na taj način se mogu obrađivati, potpisivati, odobravati, odnosno koristiti kao i tradicionalna arhiva.

4. Više mogućnosti analize podataka

Uz sve podatke koje ste pohranili u aplikaciji, možete raditi razne vrste izvještaja. Ukoliko postojeći paket nema sve vrste obrade koje vama trebaju, u dogovoru sa programerima, moguće je podesiti aplikaciju da analizira podatke onako kako vama najviše odgovara.

Temeljem dobivenih podataka, možete povećavati svoju produktivnost i unositi promjene u poslovanje. 

5. Pravovremeno obavještavanje

U današnjem užurbanom svijetu, prepunom obaveza, dobro je imati nekoga da nas podsjeti na obveze koje nas čekaju za mjesec, dva,  slijedeće godine i sl. Taj zadatak mogu odrađivati aplikacije za vas, one imaju mogućnost slanja obavijesti i podsjetnika na obaveze koje je potrebno obaviti u skorije vrijeme. 

6. Smanjenje mogućnosti pogreške

Svakodnevno imamo dugačke „to-do“ liste sa mnogo poslova i obaveza koje treba završiti. Često se događa da istovremeno odrađujemo više njih što može dovesti do nenamjernih pogrešaka. Kako bi se tome priskočilo, aplikacije su osmišljene na način da je mogućnost pogreške minimizirana.

7. Sigurnije čuvanje podataka u oblaku

Oblak je postao sastavni dio života na mreži, a digitalnu komunikaciju i rad čini praktičnijima i potiče tvrtke na brže inovacije. Sigurnost koju oblak pruža, namijenjena je zaštiti podataka i aplikacija jer gubitak važnih ili osjetljivih podataka može ugroziti opstanak poduzeća i zato je bitno da su podaci ne samo uvijek dostupni, već i sigurni u svakom trenutku.

Prihvaćaju li uistinu poduzeća digitalizaciju?

Već ranije smo naveli da poduzeća prihvaćaju nove načine poslovanja. Ipak, većina to radi jer „moraju“, odnosno da bi samo zadržali postojeće stanje, trebaju raditi na tome da budu bolji, jači, veći.

Znate onu metaforu o trčanju? Ako misliš ostati na mjestu, zapravo moraš stalno napredovati, baš kao trkač koji ne smije stati ako želi održati svoj tempo.

A što nas tu najviše muči? Promjene.

Digitalizacija je dio života…baš kao i promjena

Mi ljudi volimo poznato. Toliko omražena sintagma „zona komfora“ nam je ipak najdraža. Ali moramo se složiti s Petrom Preradovićem: „Stalna na tom svijetu samo mijena jest.“

I gledajući oko sebe, sve se mijenja – naše misli, osjećaji, ljudi i  situacije u kojima se nalazimo.  „Važno je shvatiti da se promjene ne mogu izbjeći želimo li napredovati, a svaka je promjena prilika za neku inovaciju, te za to da pokažete svoju kreativnost koju će promjene poticati još više,“ napisao je Colin Turner u svojoj knjizi „Rođeni za uspjeh“.

Kada govorimo o promjenama, promjena nije jednokratan događaj. To je proces. 

Možemo je gledati i kao put  koji nas vodi od trenutnog stanja u neko buduće, željeno stanje, kaže Ana-Marija Marić, certificirana stručnjakinja za upravljanje promjenama.

Promjene započinju prvim korakom. I to je floskula koju svi jako dobro znamo. Međutim, ljutili se ili ne, istinita je. 

Do uspjeha se ne dolazi jednim skokom, nego pomnim planiranjem. Što više koraka imate i što veći rok date sebi, veća je vjerojatnost da ćete uspjeti. Vaš mozak se tada fokusira na zadatke koje ste si zadali i sve više mislite o mogućim rješenjima.

Hrabrost i promjena, 1 medalja, 2 strane 

Promjene ne volimo, a hrabrost gledamo blagonaklono, čak i poželjno. 

Volimo hrabre ljude. Oni su najčešće junaci filmova, bajki, života…. 

Koliko ono nastavaka ima Nemoguća misija? Što Tom Cruise radi iz nastavka u nastavak? Sigurno ne leži na kauču i kuka nad sudbinom. 😀

A što je hrabrost zapravo? Hrabrost je nagrada prihvaćanja promjene. I što sa sobom nosi?

Strah! Ako  nema  straha, nema ni hrabrosti. Sam Aristotel je rekao: “Strah je bol koja nastaje zbog očekivanja.“ I zato ne volimo promjene. Ne volimo strah koji uz sebe nose.

Strah rađa pomanjkanje iskustva, pomanjkanje iskustva rađa neznanje, a neznanje rađa još veći strah. Mi tako rijetko učinimo nešto čega se bojimo da nikada ne doznamo je li strah bio opravdan.

„Promjene nas zastrašuju zbog straha od nepoznatoga. Ali čim su promjene usmjerene na neki cilj, nisu više tako strašne. Želite li uspjeti, morate nadzirati smjer promjene,“ kaže Turner. „Činjenica je da otpora prema promjenama ne bi bilo kada bi postojalo „obećanje“ bolje budućnosti.“

Kako uspješno povezati digitalizaciju i strah od promjene

Digitalizacija u firmama često ne uspijeva zbog niza organizacijskih, strateških i ljudskih faktora. Kada govorimo o promjenama i prihvaćanju istih od strane zaposlenika, McKinsey izvještava da 70% digitalnih transformacija ne uspijeva zbog otpora zaposlenika prema promjenama.

Ljudi ne vole promjene, što nije iznenađenje – promjene zahtijevaju izlazak iz zone komfora, a to uvijek izaziva strah i nesigurnost. 

Najbolje rješenje za rješavanje straha je jednostavno to učiniti (Just do it :-D). Hrabrost se može razviti jedino tako da se učini ono što je nužno, a ne obrnuto.

Hrabrost dolazi kao posljedica iskustva kojega se bojimo.

Jedan CRM sustav neće preko noći povećati prodaju. AI neće automatski personalizirati korisničku podršku. Zašto? Jer sve tehnologije zahtijevaju ono što se ne može kupiti – usvajanje, prilagodbu i aktivno sudjelovanje zaposlenika. U tome leži stvarna promjena – razvoj ili transformacija poslovanja – u načinu na koji ljudi razumiju i koriste tu tehnologiju. U protivnom, ona postoje samo skup, neiskorišteni resurs, riječi su Andreje Fazlić, konzultantice u upravljanju digitalnim tržišnim komunikacijama.

U jednom od intervjua, Zlatko Šimunec, vlasnik CADCAM Grupe je rekao: “Moramo biti svjesni da digitalna tehnologija nije samo alat, već ima iskustveni način korištenja, ona je kralježnica poslovanja…. I kad se to shvati, svaka investicija više nije upitna i svatko će se lakše odlučiti na ulaganje u digitalne tehnologije, jer mu to ulaganje omogućuje stabilnost poslovanja i iskorak prema konkurenciji.“

A što izabrati? Kako se odlučiti? 

Na tržištu se danas nalazi mnogo aplikacija. Kako biste znali koja će vama najviše odgovarati, morate znati koji problem želite riješiti. A i što vas pritom koči. 

Opustite se i dopustite drugoj strani da pokaže ono u čemu su oni najbolji, da steknu vaše povjerenje te da zajednički kao tim napravite iskorak u svojem poslovanju.